La importancia de la clasificación de documentos en archivos

La clasificación documental es un instrumento archivístico que lista todas las series y subseries documentales con sus códigos correspondientes. Permite la clasificación y descripción archivística, reflejando las funciones y actividades de una organización. Esta estructura jerárquica y lógica organiza la información intelectualmente, facilitando el arreglo de documentos en relación entre sí para crear lo que comúnmente se conoce como expedientes.

Los principios de la tabla de clasificación documental incluyen limitación, singularidad, adaptabilidad y simplificación. La tabla se centra en la colección de documentos, independientemente de su antigüedad, para clasificarlos en función de las funciones de la entidad. Garantiza una clasificación segura y estable, permitiendo el crecimiento sin alterar su estructura.

La estructura de una tabla de clasificación documental consiste en niveles como el fondo, sección o subsección, serie documental, subserie y unidad documental. Estos niveles ayudan a organizar documentos según su origen, contenido y características, garantizando un arreglo sistemático para una fácil recuperación y gestión.

Ejemplos de series documentales incluyen historias laborales, contratos, actas e informes. Estas series consisten en unidades homogéneas de documentos que emanan de la misma entidad o productor, reflejando funciones y actividades específicas. Proporcionan una forma estructurada de categorizar y gestionar documentos relacionados de manera eficiente.

Una unidad documental puede ser intelectualmente indivisible, como una carta, un recuerdo, un informe, una fotografía o una grabación de audio. Es una unidad documental compleja que incluye documentos organizados recopilados por el productor para uso diario o durante el proceso de organización archivística. Estas unidades están relacionadas con el mismo tema o actividad, sirviendo como un tipo de documento.

Hay dos tipos principales de unidades documentales: complejas y simples. Las unidades documentales complejas provienen de actividades administrativas y tienen un formato y contenido distintos para su clasificación y descripción. Por otro lado, las unidades documentales simples son documentos administrativos básicos con características únicas utilizadas para la clasificación y categorización diplomática.

La identificación de documentos implica asignar códigos numéricos o alfanuméricos a las unidades productoras de documentos, series y subseries. Estos códigos deben estar alineados con el sistema de clasificación documental establecido por la organización, facilitando el proceso de clasificación y asegurando la correcta organización y recuperación de documentos.

El proceso de clasificación de documentos implica varios pasos. El primer paso es la identificación, donde se identifican elementos que respaldan la formulación de categorías basadas en un sistema de clasificación funcional. Esto incluye identificar funciones organizativas comunes, misiones específicas de cada departamento, productores de documentos y relaciones jerárquicas.

La codificación es esencial para el funcionamiento de la tabla de clasificación, ya que se relaciona con el orden y la distribución de las categorías de agrupamiento dentro de la tabla. Este enfoque sistemático garantiza relaciones claras entre documentos e interconexiones, facilitando la gestión eficiente y recuperación de documentos.

En un ejemplo de clasificación de documentos, el proceso comienza asignando códigos a los productores de documentos basados en la estructura organizativa. A cada nivel de autoridad se le asigna un código específico, como por ejemplo al rector se le asigna el código 100. Los niveles y departamentos subsecuentes son luego asignados códigos basados en sus relaciones jerárquicas dentro de la organización.

El proceso de codificación para series y subseries documentales implica asignar códigos únicos a diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, la oficina del rector produce varias series como el código 1 para 'Actas', código 2 para 'Actos Administrativos', código 3 para 'Acuerdos', y así sucesivamente. Cada código representa un tipo específico de documento, asegurando una categorización y organización clara.

Las subseries se consideran como 'hijas' de las series, con cada subserie representando un subconjunto específico de documentos dentro de una categoría más amplia. Por ejemplo, bajo la serie 'Actas' (código 1), hay subseries como 'Actas de la Asamblea General' (subserie 1.1) y 'Actas de la Junta Directiva' (subserie 1.2). Este sistema de clasificación jerárquica ayuda en la organización detallada y recuperación de documentos.

Al asignar códigos a series y subseries, es importante seguir pautas específicas. Los códigos deben ser enteros sin ceros iniciales, escritos en mayúsculas para las series y en negrita para los títulos de las series. Los nombres de las subseries deben estar en forma plural y no en negrita. Además, la tabla de clasificación solo debe enumerar series y subseries, excluyendo tipos de documentos, que se detallan en tablas de retención de documentos.

El proceso de clasificación de documentos implica la creación de una tabla de clasificación jerárquica que refleje la estructura organizativa. Esta tabla sirve como referencia para desarrollar tablas de retención de documentos. Comprender la estructura de la organización y diferenciar entre series simples y archivos complejos es crucial para una clasificación precisa de documentos.