La importancia del archivo electrónico y la preservación digital en la era moderna

El archivado electrónico y la preservación digital son temas cruciales en el mundo actual. ¿Sabías que el 90% de la información del mundo en el ciberespacio se generó en los últimos dos años? Cada dos días, se crea la misma cantidad de información que se generó desde el comienzo de la civilización hasta 2003.

En solo un minuto, se realizan 4.5 millones de búsquedas en Google, se suben 55,140 fotos en Instagram, se ven 4.5 millones de videos en YouTube, se descargan más de 390,000 aplicaciones, se ven 695,000 horas de video en Netflix y se publican 473,500 mensajes en Twitter.

Solo el 20% de la información generada es estructurada o semi-estructurada. La información estructurada se refiere a datos en bases de datos, gestión de documentos automatizada y sistemas de administración de archivos.

Desde 2012, la ley de firma electrónica avanzada ha proporcionado las condiciones para la gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, la implementación de esta ley en sistemas automatizados de gestión documental necesita ser evaluada.

La Piedra de Rosetta, alojada en el Museo Británico, permitió el desciframiento de jeroglíficos egipcios antiguos. Estaba inscrita en tres idiomas - jeroglíficos, griego y demótico - lo que permitió la traducción de textos históricos.

Documentos históricos, como los del Archivo General de la Nación que datan de Hernán Cortés y el Imperio Mexicano, se conservan gracias a la durabilidad del papel hecho de pulpa de trapo. Los medios digitales modernos requieren una preservación cuidadosa debido a su fragilidad.

La vida útil de los CDs es solo de 3 a 5 años, resaltando la fragilidad de los medios digitales. Asegurar la disponibilidad a largo plazo de los materiales digitales requiere estrategias efectivas de preservación digital.

Registros electrónicos, al igual que los documentos tradicionales, registran actos administrativos, legales, fiscales o contables. Sin embargo, requieren dispositivos electrónicos para su grabación, almacenamiento, transmisión y preservación debido al lenguaje binario de las computadoras.

La preservación digital implica mantener materiales digitales a lo largo de generaciones y tecnologías para garantizar su disponibilidad a lo largo del tiempo. Engloba procesos archivísticos, consideraciones de costos, cadenas de preservación y sistemas de gestión de documentos.

La preservación digital no se trata solo de digitalizar y almacenar documentos; requiere un enfoque sistemático que comienza con el análisis de la misión, visión, objetivos y metas estratégicas de la institución. Los procesos de trabajo deben alinearse con estos objetivos, enfatizando la importancia de manuales de procesos y procedimientos para descripciones operativas.

En la preservación digital, un análisis funcional descompone funciones en procesos para identificar procesos estratégicos y de soporte. Un análisis secuencial muestra la interrelación entre actividades a través de diagramas de flujo, esencial para lograr objetivos de procesos y procedimientos.

Adherirse a normas internacionalmente aceptadas, como las del Consejo Internacional de Archivos, es crucial para procesos archivísticos de calidad. Normas como ISAD G, ISAAAR (CPF) e ISDAH proporcionan estructura, contexto y metadatos para documentos, garantizando una descripción adecuada y la preservación de materiales de archivo.

La preservación digital plantea desafíos debido a la necesidad de una infraestructura costosa para garantizar la accesibilidad de documentos a lo largo de las generaciones tecnológicas. Las instituciones a menudo se dan cuenta de la importancia de la preservación después de perder documentos valiosos, enfatizando el valor estratégico de los registros de archivo como evidencia del desempeño organizacional.

Mantener una cadena de custodia ininterrumpida a lo largo del ciclo de vida del documento es esencial para garantizar la identidad y la integridad a lo largo del tiempo. La gestión electrónica de documentos debe incorporar acceso, seguridad, almacenamiento y trazabilidad para cumplir con estándares archivísticos como ISO 15 489 para documentos fiables y auténticos.

Para garantizar la autenticidad de los materiales digitales, es crucial utilizar tecnologías como firmas digitales, marcas de agua y metadatos. Además, es esencial dejar rastros de accesos a documentos de archivo y sistemas informáticos. Establecer políticas de seguridad informática y políticas de administración de documentos son clave para mantener la autenticidad.

Preservar la integridad de los documentos de archivo implica digitalizarlos con metadatos para proporcionar contexto y estructura. Siguiendo las reglas internacionales de archivo, los metadatos pueden adaptarse a la naturaleza de los documentos para garantizar su naturaleza inalterada. Se recomienda utilizar formatos autocontenidos como PDF para la preservación a largo plazo.

Las instituciones deben tomar medidas para prevenir la alteración de documentos, asegurando la producción, conservación y preservación de materiales digitales. Esto incluye mantener la precisión, dejar rastros de acceso y garantizar la forma fija de los documentos con elementos como sellos electrónicos y enlaces.

Mientras que la precisión y autenticidad son cruciales, la disponibilidad de documentos es el objetivo final. Hacer accesibles los archivos históricos a investigadores y al público requiere seleccionar programas informáticos apropiados, crear copias de seguridad y establecer requisitos de acceso para la documentación.

Los sistemas de gestión de documentos juegan un papel vital en la preservación estructurada de documentos. Las pautas del consejo de archivos nacionales describen los requisitos técnicos para que los sistemas automatizados gestionen de manera efectiva tanto los documentos en papel como los electrónicos. La participación de archivistas en el diseño del sistema es esencial para cumplir con los requisitos archivísticos específicos.

Los sistemas de gestión de documentos permiten el registro de documentos archivados físicos y electrónicos, asignando metadatos como detalles de imagen, software utilizado, fecha de captura e información contextual. Estos sistemas facilitan la liberación de documentos, consulta y alertas automatizadas para transferencias primarias y cierres de períodos de retención.

Es crucial considerar el uso de sistemas de código abierto para la gestión de documentos para evitar posibles secuestros de información debido a la falta de mantenimiento. La adaptación de software gratuito debe incluir aspectos como la clasificación de información, los registros de auditoría, la trazabilidad y la generación de informes para una custodia efectiva de documentos.

La ley general de archivos obliga al estado mexicano a organizar, conservar y preservar documentos archivísticos para mantener la verdad, garantizar el acceso a la información y promover el conocimiento del patrimonio nacional. Los sujetos obligados deben incluir capacitación en preservación electrónica a largo plazo en los programas anuales de desarrollo archivístico.

Las instituciones deben asegurarse de que el personal reciba capacitación en gestión de documentos y administración de archivos para cumplir con sus funciones de manera efectiva. Los cursos disponibles en los canales de YouTube institucionales pueden ayudar a cumplir con los requisitos de capacitación, mejorando la destreza en el manejo de documentos entre los servidores públicos.

Los archivos históricos deben garantizar la disponibilidad a largo plazo de los documentos. La indexación adecuada de metadatos, que incluye títulos, fechas, niveles de descripción, volúmenes y productores, asegura la accesibilidad de los documentos con el paso del tiempo. La organización física y la provisión de metadatos son esenciales para el almacenamiento y la recuperación efectiva de documentos archivados.

Los sistemas automatizados de gestión de documentos deben proporcionar a los documentos archivados los metadatos necesarios para su futura recuperación e indexación de imágenes. Digitalizar documentos no significa que puedan ser eliminados legalmente, ya que algunos documentos altamente relevantes deben ser conservados. Los documentos en papel deben seguir el mismo destino que los documentos electrónicos, como se discutió en la sesión de capacitación sobre buenas prácticas archivísticas.

El artículo 40 enfatiza la importancia de mantener los documentos disponibles, mientras que el artículo 42 de la Ley General de Archivos ordena migrar formatos para garantizar la accesibilidad con el tiempo. La falta de migración de formatos, como de cintas VHS, puede hacer que la información sea inútil, resaltando la necesidad de estrategias de preservación digital para garantizar la disponibilidad a largo plazo.

Las instituciones deben establecer estrategias de preservación para garantizar que la información permanezca disponible con el tiempo. El desafío radica en evolucionar hacia métodos de preservación digital, como lo exige la ley de firma electrónica avanzada. La resistencia al cambio es común, pero la transición a sistemas automatizados para gestionar documentos de archivo es crucial para la amigabilidad ambiental y para reducir la dependencia de documentos en papel.